Para la creación de un repositorio documental se requiere de una plataforma de software capaz de ofrecer una serie de operaciones o funciones para el manejo de una colección digital catalogada, entre las que se debe considerar: el soporte de normas internacionales para la descripción de los recursos (Dublin Core, o DICOM, por ejemplo), la capacidad para interoperar con otros repositorios, definición de roles para la gestión de la colección, la definición de atributos de acceso para cada uno de los recursos catalogados (públicos, privados, de grupo), la capacidad para crecer el volumen de la colección (escalabilidad), las garantías de disponibilidad e integridad de la información.
Existe un interés mundial por el uso de este tipo de plataformas, lo que ha dado origen a un conjunto de soluciones, entre las que podemos citar casos tales como: DSpace, OpenRepository, Archimed, Fedora, Eprints, entre otros.
De todos los repositorios institucionales en funciones, a nivel mundial, el 48 % de ellos utiliza a DSpace como su plataforma de base. Se trata de un software de código abierto que provee herramientas para la administración de colecciones digitales. Soporta una gran variedad de documentos, incluyendo, libros, tesis, revistas, fotografías, películas, datos de investigación y otras formas de contenido.
Un repositorio institucional soportado por DSpace se estructura por comunidades y colecciones. Cada comunidad contiene subcomunidades y/o colecciones y, finalmente, las colecciones contienen items. Por su parte, un ítem puede contener uno o varios archivos digitales.
Los usuarios se organizan en cuentas personales y de grupo. Cada usuario tiene definido un rol con una serie de permisos y autorizaciones que abarcan desde el acceso para lectura solamente, hasta el acceso sin restricciones para escritura, lectura, modificación y eliminación de registros.
Entre algunas de las ventajas de DSpace se encuentra el hecho de que es totalmente configurable y personalizable, lo que permite adaptarlo a las necesidades de las instituciones que lo adoptan. El conjunto de organizaciones que ya utilizan DSpace incluye desde pequeños equipos o empresas (públicas o privadas) hasta los gobiernos federales de varios países.
